TERMS AND CONDITONS / ALGEMENE VOORWAARDEN
TERMS & CONDITIONS (EN)
CLUB REFORM
Trade name of WR BV
Last updated: 03/01/2026
1. Identity of the Company
CLUB REFORM is a trade name of WR BV
Registered officie: Smolderstraat 121, 3454 Rummen, Belgium
Branch office: Broekermolenplein 8, 3500 Hasselt, Belgium
Company number (KBO): 1031.801.371
Email: info@clubreform.be
Website: www.clubreform.be
2. Scope of Application
2.1. These Terms and Conditions (the “Terms”) apply to every offer, reservation, purchase and agreement relating to classes, sessions, memberships, credits, private sessions, workshops, events and all other services offered by CLUB REFORM.
2.2. By making a reservation, completing a purchase or participating in any activity, the client confirms having read, understood and accepted these Terms without reservation.
2.3. Any deviation from these Terms is only valid if expressly agreed in writing by CLUB REFORM.
2.4. CLUB REFORM reserves the right to amend these Terms at any time. The version applicable is the version in force at the time of purchase or reservation.
3. Definitions
-
Client / Member: any natural person who purchases or books a service with CLUB REFORM.
-
Session / Class: a group class, private class, duo or small group training, workshop or event.
-
Credits: prepaid session credits, purchased individually or in packages.
-
Membership: a subscription granting repeated access to classes under specific conditions.
-
Trainin: the booking and payment platform used by CLUB REFORM.
-
No-show: failure to attend a booked session without timely cancellation.
4. Reservations and Booking System
4.1. Reservations and purchases are made via Trainin, unless expressly agreed otherwise.
4.2. A reservation is only final once confirmed in Trainin and, where applicable, paid in full.
4.3. The client is solely responsible for managing reservations, cancellations and account details.
4.4. If a class is fully booked, a waiting list may be offered. CLUB REFORM does not guarantee that a place will become available.
5. Prices and Payments
5.1. All prices are clearly displayed on the website and/or in Trainin and may be amended.
5.2. Payments are processed via the payment methods available in Trainin.
5.3. In case of failed or incomplete payment, access to bookings or classes may be temporarily suspended until payment is completed.
6. Cancellations and No-Shows
6.1. Group classes may be cancelled free of charge up to 24 hours before the scheduled start time.
6.2. Cancellations made less than 24 hours before the start of a group class, as well as no-shows, result in the forfeiture of the class or the used credit, without any refund or compensation.
6.3. Private sessions, private groups, duo sessions and team buildings are subject to a 48-hour cancellation policy, as teachers reserve dedicated time in their schedule for these sessions.
6.4. Cancellations of private sessions or private groups made less than 48 hours before the scheduled start time, as well as no-shows, will be charged in full and are non-refundable.
6.5. All cancellations must be made by the client via the Trainin booking system or by e-mail to info@clubreform.be, unless explicitly agreed otherwise in writing.
7. Minimum Number of Participants and Cancellation by CLUB REFORM
7.1. CLUB REFORM reserves the right to cancel a group class if fewer than 3 participants are registered.
7.2. In such case, the session will not be charged and the client will receive a credit or the option to reschedule.
8. Credits
8.1. Credits are strictly personal and non-transferable.
8.2. Credits or credit packages purchased separately (not included in a membership) are valid for 6 months from the date of purchase.
8.3. Unused credits expire automatically after the validity period and are non-refundable.
8.4. Credits cannot be paused, suspended or frozen.
9. Memberships
9.1. CLUB REFORM offers various memberships. The minimum duration, price, included credits and notice period are clearly stated at the time of purchase via Trainin.
9.2. By purchasing a membership, the client accepts the specific conditions applicable to that membership.
9.3. Memberships are personal, non-transferable and cannot be paused or frozen.
9.4. Membership fees already paid are non-refundable, except where mandatory legal provisions apply.
10. Private Sessions, Private Groups and Team Buildings
10.1. Private sessions, private group classes, team buildings and events are scheduled upon request and subject to availability.
10.2. Specific conditions (such as minimum participants, advance payment or adapted cancellation rules) may apply and will be communicated in advance.
11. Language of the Classes
11.1. Classes are conducted in Dutch or English.
11.2. The language of instruction is always clearly indicated at the time of booking.
12. House Rules
12.1. Grip socks are mandatory during all reformer classes for safety and hygiene reasons.
12.2. Late arrival may result in refusal to participate without refund.
12.3. Respectful behaviour is required at all times. Inappropriate, disruptive or discriminatory behaviour may lead to immediate exclusion without refund.
12.4. Damage to equipment or facilities caused by misuse or negligence may be charged to the client.
13. Health, Safety and Liability
13.1. Participation in all activities at CLUB REFORM is entirely at the client’s own risk.
13.2. The client declares to be physically fit to participate and consults a physician in case of doubt. Teachers do not provide medical advice.
13.3. Injuries, pregnancy or other relevant physical conditions may be communicated via Trainin or verbally prior to the class and are not structurally stored.
13.4. CLUB REFORM is not liable for loss, theft or damage to personal belongings.
13.5. Liability of CLUB REFORM is limited to cases of intent or gross negligence, within the limits of applicable law and insurance coverage.
14. Photography and Video
14.1. CLUB REFORM may take photographs or videos for communication and marketing purposes.
14.2. If photography or video recording takes place during a class, this will be communicated at least 24 hours in advance.
Clients who do not wish to appear in such material may only object by not participating in that specific class.
In that case, the class will be cancelled free of charge and the used credit will be reinstated, provided the client cancels at least 24 hours before the start of the class.
15. Intellectual Property
15.1. The name, logo, class concept, website and all content of CLUB REFORM are protected by intellectual property rights.
15.2. Recording, copying or distributing classes or content without prior written consent is strictly prohibited.
16. Force Majeure
16.1. Force majeure includes any event beyond the reasonable control of CLUB REFORM, such as pandemics, government measures, strikes or technical failures.
16.2. In case of force majeure, CLUB REFORM may cancel or reschedule sessions without compensation. Where possible, an alternative will be offered.
17. Right of Withdrawal – Consumers (Distance Services)
(Book VI Belgian Code of Economic Law)
17.1. Consumers have the right to withdraw from a distance contract within 14 calendar days without giving any reason.
17.2. For services, this period starts on the day following the conclusion of the contract.
17.3. Withdrawal must be communicated by an unambiguous statement (e.g. email to info@clubreform.be). The burden of proof lies with the consumer.
17.4. The consumer acknowledges and accepts that, by purchasing credits, credit packages or memberships, the performance of the services starts immediately, as these purchases are solely intended to allow immediate booking of classes.
By making such purchase, the consumer expressly requests that the performance of the services begins during the withdrawal period, as referred to in Article VI.51 of the Belgian Code of Economic Law.
In the event of withdrawal, the consumer shall owe a proportionate amount for services already performed or credits already used.
17.5. In case of withdrawal of credits, any used credits will be charged; the remaining balance will be refunded where applicable.
17.6. The right of withdrawal does not apply where the service has been fully performed with prior express consent, or in case of leisure services provided on a specific date or during a specific period (such as a booked class).
17.7. The right of withdrawal does not apply to professional clients.
18. Complaints
Complaints may be submitted via info@clubreform.be and will be handled within a reasonable timeframe.
19. Applicable Law and Jurisdiction
19.1. These Terms are governed by Belgian law.
19.2. In the absence of an amicable solution, only the courts of the judicial district of Limburg, division Hasselt, shall have jurisdiction, without prejudice to mandatory consumer protection rules.
ALGEMENE VOORWAARDEN (NL)
CLUB REFORM
Handelsnaam van WR BV
Laatst bijgewerkt: 03/01/2026
1. Identiteit van de onderneming
CLUB REFORM is een handelsnaam van WR BV
Maatschappelijke zetel: Smolderstraat 121, 3454 Rummen (België)
Vestiging: Broekermolenplein 8, 3500 Hasselt (België)
KBO-nummer: 1031.801.371
E-mail: info@clubreform.be
Website: www.clubreform.be
2. Toepasselijkheid
2.1. Deze algemene voorwaarden (hierna: de “AV”) zijn van toepassing op elk aanbod, elke reservatie, aankoop en overeenkomst met betrekking tot lessen, sessies, abonnementen, credits, privates, workshops, events en alle overige diensten van CLUB REFORM.
2.2. Door een reservatie te maken, een aankoop te verrichten of deel te nemen aan een activiteit, verklaart de klant deze AV te hebben gelezen, begrepen en zonder voorbehoud te aanvaarden.
2.3. Afwijkingen van deze AV zijn enkel geldig indien zij vooraf en schriftelijk door CLUB REFORM werden bevestigd.
2.4. CLUB REFORM behoudt zich het recht voor deze AV te wijzigen. De versie die van toepassing is, is deze die geldt op het moment van aankoop of reservatie.
3. Definities
-
Klant / Lid: elke natuurlijke persoon die een dienst boekt of aankoopt bij CLUB REFORM.
-
Sessie / Les: een groepsles, privéles, duo- of small group training, workshop of event.
-
Credits: vooraf aangekochte sessietegoeden, los of in pakket.
-
Abonnement: een formule met herhaald recht op deelname aan lessen, met specifieke duur en voorwaarden.
-
Trainin: het boekings- en betaalsysteem gebruikt door CLUB REFORM.
-
No-show: het niet opdagen voor een geboekte sessie zonder tijdige annulatie.
4. Reservaties en boekingssysteem
4.1. Reservaties en aankopen gebeuren via Trainin, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
4.2. Een reservatie is pas definitief na bevestiging in Trainin en, indien van toepassing, correcte betaling.
4.3. De klant is zelf verantwoordelijk voor het correct beheren van zijn reservaties, annulaties en accountgegevens.
4.4. Indien een les volzet is, kan een wachtlijst worden aangeboden. CLUB REFORM biedt geen garantie dat er alsnog een plaats vrijkomt.
5. Tarieven en betalingen
5.1. Alle tarieven worden duidelijk weergegeven op de website en/of in Trainin en kunnen worden gewijzigd.
5.2. Betalingen verlopen via de betaalmethoden die in Trainin worden aangeboden.
5.3. Bij niet-succesvolle of geweigerde betaling kan de toegang tot lessen en reservaties tijdelijk worden geblokkeerd tot volledige betaling.
6. Annulatie en no-show
6.1. Groepslessen kunnen kosteloos worden geannuleerd tot 24 uur vóór aanvang van de les.
6.2. Annulaties die plaatsvinden minder dan 24 uur vóór aanvang van een groepsles, evenals no-shows, leiden tot het vervallen van de les of het gebruikte credit, zonder recht op terugbetaling of compensatie.
6.3. Privélessen, privégroepen, duosessies en teambuildings vallen onder een annulatietermijn van 48 uur, aangezien teachers hiervoor specifiek tijd vrijmaken in hun agenda.
6.4. Annulaties van privélessen of privégroepen die plaatsvinden minder dan 48 uur vóór aanvang, evenals no-shows, worden volledig aangerekend en zijn niet terugbetaalbaar.
6.5. Annulaties dienen steeds door de klant te gebeuren via het Trainin-boekingssysteem of per mail naar info@clubreform.be, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.
7. Minimum aantal deelnemers en annulatie door CLUB REFORM
7.1. CLUB REFORM behoudt zich het recht voor een groepsles te annuleren indien er minder dan 3 deelnemers zijn ingeschreven.
7.2. In geval van annulatie door CLUB REFORM wordt de sessie niet aangerekend en ontvangt de klant een credit of herboekingsmogelijkheid.
8. Credits
8.1. Credits zijn strikt persoonlijk en niet overdraagbaar.
8.2. Credits of creditpakketten die los worden aangekocht (en geen deel uitmaken van een abonnement) zijn 6 maanden geldig vanaf de aankoopdatum.
8.3. Niet-opgenomen credits vervallen automatisch na de vervaldatum en worden niet terugbetaald.
8.4. Credits kunnen niet worden gepauzeerd, geschorst of “bevroren”.
9. Abonnementen
9.1. CLUB REFORM biedt verschillende abonnementen aan. De minimumduur, prijs, inbegrepen credits en opzegtermijn worden telkens duidelijk vermeld bij aankoop via Trainin.
9.2. Door de aankoop van een abonnement aanvaardt de klant deze specifieke voorwaarden.
9.3. Abonnementen zijn persoonlijk, niet overdraagbaar en kunnen niet worden gepauzeerd.
9.4. Reeds betaalde abonnementsgelden worden niet terugbetaald, behoudens dwingende wettelijke bepalingen.
10. Privates, privégroepen en teambuildings
10.1. Privélessen, privégroepen, teambuildings en events worden op aanvraag ingepland en zijn afhankelijk van beschikbaarheid.
10.2. Voor deze sessies kunnen specifieke voorwaarden gelden (zoals voorschotten, minimumaantal deelnemers of aangepaste annulatieregels), die vooraf duidelijk worden gecommuniceerd.
11. Taal van de lessen
11.1. Lessen worden gegeven in het Nederlands of Engels.
11.2. De voertaal van de les wordt steeds duidelijk vermeld bij het boeken van de sessie.
12. Huisregels
12.1. Grip socks zijn verplicht tijdens alle reformerlessen om redenen van veiligheid en hygiëne.
12.2. Laattijdige aankomst kan aanleiding geven tot weigering van deelname zonder restitutie.
12.3. Respectvol gedrag is vereist. Ongepast, storend of discriminerend gedrag kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting zonder terugbetaling.
12.4. Schade aan toestellen of infrastructuur door foutief gebruik of nalatigheid kan worden doorgerekend aan de klant.
13. Gezondheid, veiligheid en aansprakelijkheid
13.1. Deelname aan de activiteiten van CLUB REFORM gebeurt volledig op eigen risico.
13.2. De klant verklaart lichamelijk geschikt te zijn en raadpleegt bij twijfel een arts. Teachers verstrekken geen medisch advies.
13.3. Blessures, zwangerschap of andere relevante fysieke omstandigheden kunnen via Trainin of mondeling vóór de les worden meegedeeld en worden niet structureel opgeslagen.
13.4. CLUB REFORM is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen.
13.5. De aansprakelijkheid van CLUB REFORM is beperkt tot gevallen van opzet of grove fout, binnen de grenzen van het toepasselijk recht en de geldende verzekering.
14. Foto- en videomateriaal
14.1. CLUB REFORM kan foto’s en video’s maken voor communicatie- en marketingdoeleinden.
14.2. Indien tijdens een les foto- of video-opnames worden gemaakt, wordt dit minstens 24 uur op voorhand gecommuniceerd.
De klant die niet wenst te worden gefilmd of gefotografeerd, kan zich hiertegen uitsluitend verzetten door niet deel te nemen aan die specifieke les.
In dat geval wordt de les kosteloos geannuleerd en wordt het gebruikte credit opnieuw toegekend, op voorwaarde dat de klant minstens 24 uur vóór aanvang van de les afmeldt.
15. Intellectuele eigendom
15.1. De naam, het logo, het lesconcept, de website en alle inhoud van CLUB REFORM zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten.
15.2. Het is verboden om lessen, beeldmateriaal of andere inhoud op te nemen, te kopiëren of te verspreiden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
16. Overmacht
16.1. Onder overmacht wordt verstaan elke gebeurtenis buiten de redelijke controle van CLUB REFORM (zoals pandemieën, overheidsmaatregelen, stakingen, technische storingen).
16.2. In geval van overmacht kan CLUB REFORM sessies annuleren of verplaatsen zonder schadevergoeding. Waar mogelijk wordt een alternatief aangeboden.
17. Herroepingsrecht – consumenten (diensten op afstand)
(Boek VI WER – art. VI.47 e.v.)
17.1. De consument heeft het recht een op afstand gesloten overeenkomst binnen 14 kalenderdagen zonder motivering te herroepen.
17.2. Voor diensten vangt deze termijn aan op de dag na de sluiting van de overeenkomst.
17.3. Herroeping gebeurt via een ondubbelzinnige verklaring (bv. e-mail aan info@clubreform.be). De bewijslast rust bij de consument.
17.4. De consument erkent en aanvaardt dat bij de aankoop van credits, creditpakketten of abonnementen de dienstverlening onmiddellijk aanvangt, aangezien deze aankopen uitsluitend bedoeld zijn om zonder wachttijd lessen te kunnen boeken.
Door deze aankoop verzoekt de consument uitdrukkelijk dat de uitvoering van de diensten start tijdens de herroepingstermijn, zoals bedoeld in artikel VI.51 WER.
In geval van herroeping is de consument een evenredig bedrag verschuldigd voor de reeds geleverde diensten of gebruikte credits.
17.5. Bij herroeping van credits worden reeds gebruikte credits aangerekend; het resterende saldo wordt, indien van toepassing, terugbetaald.
17.6. Het herroepingsrecht is niet van toepassing wanneer de dienst volledig werd uitgevoerd met voorafgaande instemming, of bij vrijetijdsbesteding met een vaste datum of periode (zoals een geboekte les).
17.7. Het herroepingsrecht is niet van toepassing op professionele klanten.
18. Klachten
Klachten kunnen worden gericht aan info@clubreform.be en worden binnen een redelijke termijn behandeld.
19. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
19.1. Op deze AV is het Belgisch recht van toepassing.
19.2. Bij gebrek aan minnelijke oplossing zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Hasselt, bevoegd, onverminderd de dwingende bepalingen van het consumentenrecht.