PRIVACY POLICY / PRIVACYVOORWAARDEN

I. PRIVACY POLICY – ENGLISH

​

CLUB REFORM

​

Last updated: 03/01/2026

​

CLUB REFORM (a trade name of WR BV) respects your privacy and is committed to protecting your personal data. This Privacy Policy explains how we collect, use, store and protect your personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and applicable Belgian legislation.

​

1. Data Controller

CLUB REFORM
Trade name of WR BV
Branch office: Broekermolenplein 8, 3500 Hasselt, Belgium
Company number (KBO): 1031.801.371
Website: www.clubreform.be
Email: info@clubreform.be

​

WR BV is the legal data controller responsible for processing your personal data.

​

2. Personal Data We Process

We process personal data that you provide to us or that arises from your use of our services, including (non-exhaustively):

• First and last name

• Gender

• Date of birth

• Address details

• Phone number

• Email address

• Booking, membership and account data

• Payment and invoicing data

• Health-related information voluntarily provided (e.g. injuries, pregnancy)

• Photo and video material in which you may be identifiable

​

3. Special Categories of Personal Data

Health-related data (such as injuries or pregnancy) may be:

• entered in the Trainin booking application, or

• communicated verbally to the instructor prior to a class.

​

Verbally shared information is not stored elsewhere. Health data is processed solely to ensure safe and appropriate guidance during classes and only when voluntarily provided.

​

Our services are not intended for minors unless consent is given by a parent or legal guardian.

​

4. Purposes and Legal Basis for Processing

We process your personal data for the following purposes:

• Managing bookings, memberships and class credits

• Organising and delivering classes and sessions

• Processing payments via Trainin

• Communicating about classes, schedule changes and services

• Sending newsletters and marketing communications via Mailchimp (with consent)

• Improving our services and studio experience

• Complying with legal and accounting obligations

​

Processing is based on the performance of a contract, consent, legal obligations and/or legitimate interest.

​

5. Retention Period

Personal data is retained for a maximum of 5 years after the last customer interaction, unless a longer retention period is required by law.

​

Requests for deletion during an active membership or active credit package will result in termination of access to the studio without refund of unused sessions.

​

6. Sharing Personal Data with Third Parties

We do not sell personal data. Personal data may be shared only where necessary with:

• Trainin (booking and payment processing)

• Mailchimp (email communication)

• Wix.com (website hosting)

• IT, administrative and accounting service providers

​

Appropriate safeguards and data processing agreements are in place where required.

​

7. Photos and Videos

Photos and videos may be used for communication and marketing purposes. Any filming or photography during classes is always announced in advance, and participants may opt out.

​

8. Cookies

Our website uses functional, analytical and possibly marketing cookies. Consent is requested upon first visit. More information is available on www.clubreform.be.

​

9. Your Rights

You have the right to access, rectify, erase or restrict the processing of your personal data, withdraw consent, object to processing (especially direct marketing), request data portability, and lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority.

​

Requests can be sent to info@clubreform.be. We will respond within one month.

​

10. Security

CLUB REFORM takes appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, misuse, unauthorised access or disclosure.

 

II. PRIVACYVERKLARING – NEDERLANDS

 

CLUB REFORM

​

Laatst bijgewerkt: 03/01/2026

​

CLUB REFORM (handelsnaam van WR BV) hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beveiligen, conform de GDPR en de Belgische privacywetgeving.

​

1. Verwerkingsverantwoordelijke

CLUB REFORM
Handelsnaam van WR BV
Vestiging: Broekermolenplein 8, 3500 Hasselt, België
KBO-nummer: 1031.801.371
Website: www.clubreform.be
E-mail: info@clubreform.be

​

WR BV is de juridische verwerkingsverantwoordelijke.

​

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf verstrekt of die voortvloeien uit het gebruik van onze diensten, waaronder (niet-limitatief):

• Voor- en achternaam

• Geslacht

• Geboortedatum

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Boekings-, lidmaatschaps- en accountgegevens

• Betalings- en facturatiegegevens

• Gezondheidsgerelateerde informatie die vrijwillig wordt meegedeeld (bv. blessures, zwangerschap)

• Foto- en videomateriaal waarop je herkenbaar kan worden afgebeeld

​

3. Bijzondere persoonsgegevens

Gezondheidsgegevens kunnen:

• worden genoteerd in de Trainin booking app, of

• mondeling worden meegedeeld aan de instructor vóór de les.

​

Mondeling meegedeelde informatie wordt niet elders opgeslagen en wordt uitsluitend gebruikt om lessen veilig en aangepast te begeleiden.

​

Onze diensten zijn niet gericht op minderjarigen, tenzij met toestemming van een ouder of wettelijke voogd.

​

4. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor:

• Beheer van boekingen, lidmaatschappen en beurtenkaarten

• Organisatie en uitvoering van lessen

• Betalingsverwerking via Trainin

• Communicatie over lessen, wijzigingen en diensten

• Verzenden van nieuwsbrieven en marketing via Mailchimp (mits toestemming)

• Verbetering van onze dienstverlening

• Naleving van wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen

​

De verwerking gebeurt op basis van overeenkomst, toestemming, wettelijke verplichting en/of gerechtvaardigd belang.

​

5. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na het laatste klantencontact bewaard, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

Bij verwijderingsverzoeken tijdens een actief lidmaatschap of beurtenkaart vervalt de toegang tot de studio en is geen terugbetaling verschuldigd.

​

6. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet. Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• Trainin (boekingen en betalingen)

• Mailchimp (nieuwsbrieven)

• Wix.com (website hosting)

• IT- en administratieve dienstverleners

• Boekhouder

​

Waar nodig worden verwerkersovereenkomsten afgesloten.

​

7. Foto’s en video’s

Foto’s en video’s kunnen worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Indien er tijdens een les wordt gefilmd of gefotografeerd, wordt dit altijd vooraf aangekondigd en kan je je hiertegen verzetten.

​

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele, analytische en mogelijk marketingcookies. Bij het eerste bezoek wordt toestemming gevraagd. Meer info is beschikbaar op www.clubreform.be.

​

9. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, intrekking van toestemming, gegevensoverdraagbaarheid en het indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

​

Aanvragen kan je richten aan info@clubreform.be. Wij antwoorden uiterlijk binnen één maand.

​

10. Beveiliging

CLUB REFORM neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.

​

​

​